调度Outlook数据文件(1)

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　　本文详细介绍了outlook的数据存放以及调度等方面的内容，以及从软件和硬件设备方面如何备份和恢复outlook数据。

一、outlook数据文件保存在哪？

　　outlook是office 97／2000捆绑的个人信息管理程序，也是企业内部使用最广的电子邮件程序。但是，由于它安装后就直接运行，没有打开、关闭、备份文件的操作，所以，很多人对于outlook文件保存在什么地方，根本不清楚。因此，在系统崩溃或更换系统时，很容易丢失在outlook中保存的信件、联系人信息，造成不必要的损失。

　　那么，outlook在哪里保存数据文件呢？一般来说，outlook 97在windows 9x中安装时，默认安装在windows9x的系统目录中，在outlook．pst文件中保存数据；而在windows nt中，是在每个用户自己的文件夹中保存，文件名也是outlook．pst。outlook 2000保存文件的位置也是在每个用户自己的文件夹中保存。在使用exchage server的企业网中，outlook保存本地数据的文件也可能是outlook．pst。总之，在缺省情况下，outlook总是把数据保存在outlook．pst文件中。可以通过“工具→服务→个人文件夹”选项，在“个人文件夹配置”中的“路径”选项中，看到outlook数据文件的保存位置（见图1）。

图1 outlook数据文件保存位置

　　如果用户曾经自行设置过文件名和保存位置，在系统崩溃并遗忘文件位置的情况下，可以在计算机中查找文件名为outlook或者扩展名为pst或ost的文件，从而找回遗失的数据文件。

二、outlook数据文件的备份与恢复

　　了解了outlook数据文件的保存位置后，就可以方便地进行备份和恢复了。除了采用拷贝文件的方法进行备份外，outlook本身也提供了文件备份和恢复的方法。

1．文件备份

　　outlook的文件备份是通过“导出”来进行的。操作如下：

　　（1）单击“文件→引入和导出”选单，启动“引入和导出向导”选项。

　　（2）选择“导出至个人文件夹文件（．pst）”，如图2所示。

图2 通过“导出”功能备份文件

　　（3）选择要导出的文件夹。在这里，可以选择只导出某个文件夹，也可以设定筛选条件，只把选定的数据导出。如果要备份所有数据，可选中最顶端的“个人文件夹”，然后选中下面的“包括子文件夹”（见图3），这样保证把所有的数据都导出。

图3 备份所有数据的设置方法

　　（4）指定导出文件的保存目录和文件名。我们可以不断地把数据导出到同一个文件中（见图4）。在导出对话框中，有三个选项，缺省是“用导出的项目替换重复的项目”，这样可以保证在导出文件中不会有重复的项目。一般我们使用第一项。

图4 设定导出文件的保存地址
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2．恢复数据

　　outlook的数据恢复也是通过“导入和导出向导”选项。在其中选择“从个人文件夹（．pst）引入”，然后，指定以前做的备份文件的位置和文件名，选择是否覆盖重复文件，选择要引入哪个文件夹。基本上是导出操作的逆操作，界面也是导出操作过程的逆过程。 三、存档与备份的区别
　
　　许多用过“存档”操作的朋友们痛苦地发现，存档过后，许多数据不见了。这是为什么？

　　按我们以往的思路，存档与备份相同。但在outlook中，存档的含义更为精确：存档是把旧的数据从当前文件中清除，保存到存档文件中，从而减少当前文件的大小。因此，就发生了在存档之后，数据找不到的现象。讨厌的是，outlook的存档是按项目创建的时间先后来判断，而不是按使用它的最后时间来判断。所以，有可能你每天都要查看的一些联系人条目，因为建立时间较早，却被清除掉了。

图5 设置自动存档界面

　　存档文件的目录是由用户指定的，自动存档文件的目录是在“工具→选项→自动存档”中指定的。缺省目录和文件名是“c：mydocumentsarchive．pst”（见图5）。如果在存档操作后，发现有些数据被清除，可以使用“导入文件”操作把数据从存档文件中恢复回来。

四、outlook的数据交换

　　利用“导出”向导中的“导出至文件”选项，outlook还可以把数据保存成其它文件格式，这样数据就能被其它软件或其它用户所利用，这是一些其它个人信息助理软件所不具备的。

　　outlook可以导出的文件格式很多，因此可以被其它程序充分利用。笔者的一位客户，把保存在outlook中的数千条厂家联系人数据转换到进销存系统中，如果没有这项功能，这些数据重新录入到另外的系统中，那可太费力了。

　　另外，outlook还可以从其它类型的数据文件中导入数据。只是，导入数据的格式需要符合outlook的要求，因此在导出前要按outlook要求的格式进行些加工和处理。outlook需要的格式如何，只要按导入文件的类型导出一套outlook数据就知道了。

五、outlook数据文件的口令保护

　　许多人在使用outlook时，都是直接进入。如果是在windows nt系统中，由于有系统口令保护，每个人只能进入自己的outlook。但是，在windows 9x中，即使设置了windows口令或者使用域模式验证，其他人仍能进入windows 9x系统，也能打开outlook查看你的私人信件和联系人。这简直是太危险了。所以，我们要给outlook文件加上口令，每次打开都需要口令。加上口令保护的outlook文件，即使被别人拷贝去，也无法打开它。

　　要设置outlook文件的口令，可在“工具→服务”选单中选择“个人文件夹”，在个人文件夹配置中，使用“更改口令”更改访问个人文件夹的口令。以后，再进入outlook，就必须输入正确的口令，从而保证了个人隐私的安全。
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图5 设置自动存档界面

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